KI und Automatisierung im technischen Handel

Der erste Schritt ist, den Ablauf zu benennen, der jeden Tag Handarbeit kostet: Anfragen erfassen, Angebote nachfassen, Kataloge pflegen, Rechnungen prüfen, das Sammelpostfach abarbeiten. Ist dieser Ablauf klar definiert und kommt die Eingabe in fester Form, ist klassische Workflow-Automatisierung die richtige Antwort: günstiger, schneller, dauerhaft nachvollziehbar und ohne laufende Kosten je Vorgang. KI kommt dort dazu, wo die Eingabe unstrukturiert ist — Fließtext in einer Mail, ein PDF ohne festes Layout, eine Excel-Liste mit fremden Artikelnummern. In der Praxis ist der richtige Zuschnitt fast immer eine Mischung aus beidem, und welcher Teil welcher ist, hören Sie von mir vor dem Angebot.

So sieht es bei den meisten aus, mit denen ich anfange. Angefangen wird mit dem, was Sie heute im Haus haben. Entscheidend ist nicht, wie Ihre Systeme heißen, sondern ob die Daten irgendwo verlässlich stehen und ob jemand sagen kann, welche Liste im Zweifel gilt. Gewachsene Excel-Dateien sind dafür oft brauchbarer als ein schlecht gepflegtes Fachsystem — sie sind nur mühsamer anzubinden, und das ist Aufwand auf meiner Seite, nicht auf Ihrer. Fehlen kann Ihnen etwas ganz anderes. Wenn niemand im Haus entscheiden kann, welcher Preis oder welche Artikelnummer die richtige ist, ersetzt das keine Software. Das sehen wir uns zuerst an.

Ihr Vorhaben wird in Ausbaustufen zerlegt, und jede Stufe wird für sich geschätzt und angeboten. Sie beauftragen also immer nur die nächste Stufe mit einem Ergebnis, das für sich brauchbar ist, und entscheiden danach, ob die nächste kommt, ohne am Ende etwas Halbfertiges zu besitzen. Laufend kommen zwei Posten dazu, und beide gehören ins Angebot statt ins Kleingedruckte: die Rechenkosten, die Sie bei einem Modell aus der Cloud nach Verbrauch zahlen und im eigenen Haus als einmalige Maschine plus Strom, sowie die Pflege, wenn sich eines Ihrer Systeme ändert. Weil die automatisierten Aufgaben täglich anfallen, hat sich der Einstieg erfahrungsgemäß in wenigen Monaten gerechnet. Das Erstgespräch kostet Sie nichts außer Zeit und kann damit enden, dass ich abrate.

Das hängt an Ihren Daten. Sind die Artikeldaten strukturiert und der Zugriff stabil, geht es zügig. Muss der Zugang zu einem Kernsystem erst geschaffen werden, liegt dort der Hauptaufwand. Um das zu beurteilen, sehen wir uns gemeinsam an, was im Einsatz ist und wie die Daten heute zusammenkommen. Daraus entsteht ein Fahrplan mit einer belastbaren Spanne für den ersten Schritt — bevor irgendetwas beauftragt wird.

Ja, sofern Ihr System einen Weg nach außen anbietet, und die großen tun das ohnehin. Interessanter ist der andere Fall. Auch Branchenlösungen, die kaum jemand kennt, und über Jahre selbst gebaute Systeme haben fast immer einen — eine Programmierschnittstelle, einen geplanten Export, manchmal nur eine Datei, die nachts irgendwo abgelegt wird. Angebunden wird über die offiziellen Wege des Herstellers und nicht über direkte Zugriffe auf die Datenbank, damit die Verbindung hält, wenn dort etwas geändert wird. Gibt es wirklich nichts, klären wir das mit Ihrem Hersteller, bevor jemand bastelt.

Die Sorge ist berechtigt. Ein Angebot mit der falschen Position kostet Sie die Marge oder den Kunden. Deshalb entscheidet über jede Position ein Mensch, bevor sie hinausgeht. Ihr Innendienst sieht zu jeder erkannten Position, worauf sie beruht: welche Artikelnummer, welche Stelle im Dokument, und wie eindeutig die Zuordnung war. Eindeutige Zuordnungen laufen durch, alles andere wird markiert und Ihrem Innendienst vorgelegt — lieber zehn Rückfragen als eine falsche Bestellung. Vor dem Start legen wir fest, wie hoch die Trefferquote sein muss, damit sich das für Sie rechnet, und sie wird im laufenden Betrieb gemessen, nicht nur einmal bei der Abnahme.

Die Frage gehört gestellt, und sie kommt spätestens von Ihrem Mitgesellschafter. Alles, was entsteht, gehört Ihnen und ist so gebaut, dass ein anderer daran weiterarbeiten kann: gängige Standards, dokumentierter Code in Ihrem eigenen Archiv, beschriebene Abläufe, automatisierte Tests und eine Installation, die sich jederzeit wiederholen lässt. Ein durchschnittliches Systemhaus kann damit übernehmen. Bei größeren Vorhaben arbeite ich mit Ihrem Team oder binde eingespielte Partner ein. Und der erste Schritt bleibt klein genug, dass Sie mich an einem echten Ergebnis beurteilen können, bevor etwas Wichtiges davon abhängt.

Das ist wichtiger als jede technische Frage, und es entscheidet sich vor dem Start. Der Zuschnitt ist bewusst so, dass die Entscheidung bei Ihren Leuten bleibt: Vorgeschlagen wird automatisch, freigegeben wird im Innendienst. So sage ich es auch dort, nicht nur Ihnen. Wo Arbeitsergebnisse sichtbar werden, gehört Ihr Betriebsrat vor den Start an den Tisch. Welche Auswertungen es gibt und welche ausdrücklich nicht, halten wir schriftlich fest.

Diese Frage kommt fast immer, meist von der IT-Leitung und oft mit dem Hinweis, der Datenschutzbeauftragte habe sicher etwas dagegen. Der größte Teil der Arbeit braucht dabei gar keine KI. Wer eine Mail nach Absender, Betreff, Kundennummer oder Anhangstyp der richtigen Stelle zuordnet, arbeitet mit festen Regeln, die niemand als Inhaltsanalyse bezeichnen würde. Und die DSGVO verbietet keine automatisierte Verarbeitung von E-Mails; sie verlangt eine Rechtsgrundlage, einen klaren Zweck, Datensparsamkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein dokumentierter Ablauf erfüllt das übrigens sauberer als der heutige Zustand. Im gewachsenen Sammelpostfach sehen alle alles, nichts ist protokolliert, und niemand kann sagen, wer wann welche Kundendaten gelesen hat. Danach gibt es abgestufte Zugriffsrechte, feste Aufbewahrungsfristen und ein Protokoll jedes Schritts. Wo tatsächlich ein SprachmodellLLMEin großes Sprachmodell, das Texte versteht und erzeugt; beispielsweise die technische Grundlage moderner KI-Assistenten. nötig ist, läuft es auf Wunsch vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Jede Mail bleibt damit im Haus, und Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, wo nötig, eine Datenschutz-Folgenabschätzung gehören trotzdem in jedes ernsthafte Projekt.

Beides ja, und es hängt zusammen. DSGVO-konform ist kein Produktmerkmal, das man kauft, sondern folgt daraus, welche Daten Ihr Haus verlassen, wer sie verarbeitet, wie lange, und ob Sie das nachweisen können. Am einfachsten ist es, wenn nichts hinausgeht: Modellbetrieb, Suche, Rechteprüfung und Protokollierung laufen auf Ihrer eigenen Hardware, ohne Verbindung nach außen. Für eine lokale KI mit einstelliger Nutzerzahl genügt meist eine einzelne Maschine mit Grafikkarte. Zwei Dinge kommen Ihnen dabei entgegen. Ihr ArtikelstammStammdatenDie dauerhaft gepflegten Grunddaten eines Unternehmens — etwa Artikel, Kunden und Lieferanten. Ihre Qualität begrenzt, was jede Auswertung darüber leisten kann., Merkmale und Konditionslogik sind keine personenbezogenen Daten, und ich arbeite mit Auftragsverarbeitungsvertrag und NDA, ohne Übermittlung in Drittländer. Die verbindliche Bewertung liegt bei Ihnen als verantwortlicher Stelle, Ihr Datenschutzbeauftragter berät dabei, und ich liefere die Angaben dafür.

Nein, und das wäre der teuerste Weg. Ihre Kernsysteme bleiben genau dort, wo sie sind; automatisiert wird das, was zwischen ihnen passiert. Ein ERPERPDas zentrale System für kaufmännische Abläufe — Aufträge, Bestände, Preise, Rechnungen. Meist die verbindliche Quelle für Zahlen im Unternehmen.-Wechsel bindet ein bis zwei Jahre, betrifft jede Abteilung und löst Ihr eigentliches Problem meist gar nicht — das liegt nämlich nicht im System, sondern in den Übergaben dazwischen. Genau die lassen sich einzeln angehen, während der laufende Betrieb unberührt weiterläuft.

Eine Weile schon, und solange es trägt, sollten Sie nichts ändern. An Grenzen stößt es meist an denselben Stellen: Niemand sieht verlässlich, wer eine Anfrage schon angefasst hat und wie lange sie liegt, Regeln kollidieren, Vertretung im Urlaub wird zur Handarbeit, und nichts davon lässt sich später auswerten. Dahinter steckt aber etwas Grundsätzliches. Eine E-Mail ist Kommunikation, kein Vorgang. Ein Vorgang braucht Zuständigkeit, Status und Nachvollziehbarkeit — und im Handel zusätzlich den Bezug zu Kunde, Angebot und Bestellung, den Outlook nicht kennt. Dafür genügt eine Ebene über Ihrem Postfach, die Zuständigkeit, Status und Fristen führt und den Bezug zu Kunde, Angebot und Bestellung mitbringt.

Das höre ich häufig, und die Ursache ist fast immer dieselbe: Der Pilot lief gegen einen Testdatenexport statt gegen Ihren echten ArtikelstammStammdatenDie dauerhaft gepflegten Grunddaten eines Unternehmens — etwa Artikel, Kunden und Lieferanten. Ihre Qualität begrenzt, was jede Auswertung darüber leisten kann.. Erzählen Sie mir, woran es gescheitert ist. Meist lässt sich schnell einordnen, ob es an der Technik lag oder an den Daten — und was daraus für einen zweiten Anlauf folgt.

Bei Anfrageerfassung, Katalogpflege und Auskunft bewegen Sie sich in der Regel außerhalb der streng regulierten Anwendungen. Drei Dinge bleiben: Wer mit einem KI-System spricht, muss das erkennen können (Artikel 50). Ihre Beteiligten brauchen ausreichend Sachkenntnis (Artikel 4, gültig seit Februar 2025). Und es braucht eine Dokumentation, aus der Zweck, Datenquellen und Grenzen hervorgehen. Selten gefragt, aber wichtig: Wer ein KI-System selbst entwickelt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, gilt als Anbieter und nicht nur als Betreiber. Solange die Anwendung nicht hochriskant ist, bleiben die Pflichten überschaubar; bei hochriskanten Anwendungen werden sie deutlich weiter. Eine interne KI-Richtlinie ist der praktische Weg dorthin.

Der Anbietername ist die falsche erste Frage. Wichtiger ist, ob das Werkzeug an die Stellen kommt, an denen Ihre Artikel-, Preis- und Kundendaten tatsächlich liegen, und ob die Auskunft belegbar ist. Ist das geklärt, sind ChatGPT, Claude, Gemini oder ein selbst betriebenes Modell austauschbar. Dann ist die Wahl eine Kostenfrage, und Sie bleiben unabhängig vom Anbieter.

Ein Chatbot, der allgemeine Fragen auf Ihrer Website beantwortet, ist schnell aufgesetzt und entsprechend günstig. Sobald er aber zu Artikelnummern, Verfügbarkeiten oder Preisen etwas sagen soll, hängt der Preis nicht mehr am Chatbot, sondern daran, wie gut Ihre Systeme ihre Daten herausgeben. Bei einem sauber gepflegten ArtikelstammStammdatenDie dauerhaft gepflegten Grunddaten eines Unternehmens — etwa Artikel, Kunden und Lieferanten. Ihre Qualität begrenzt, was jede Auswertung darüber leisten kann. mit vorhandener Schnittstelle ist das überschaubar; muss der Zugang erst geschaffen werden, liegt dort der Hauptaufwand. Deshalb fängt es nicht mit dem Chatbot an: Wir sehen uns zuerst an, welche Systeme bei Ihnen im Einsatz sind und wie sich die Daten daraus sinnvoll zugänglich machen lassen. Daraus ergibt sich der Preis — und nebenbei, ob ein Chatbot bei Ihnen überhaupt der richtige erste Schritt ist.